Egy vállalkozás sikere a management által hozott helyes döntések függvénye. Megalapozott döntéseket hozni azonban csak megbízható információkra alapozva lehet. Mitől megbízhatóak és relevánsak azok az alapadatok, amelyekre a jó vezetői döntések támaszkodnak?

  1. Teljes körűek, nem hiányosak
  2. Pontosak, számszakilag megbízhatóak
  3. Rendszerezettek, jól strukturáltak
  4. Időben rendelkezésre állnak

A management riportok a vállalkozás számviteli rendszeréből kinyert adatok alapján készülnek. A számviteli rendszer felépítésénél alapvetően fontos a megfelelő mérvű főkönyvi és analitikus bontás, méghozzá oly módon, hogy e rendszer mégse legyen túlbonyolított. Egy ilyen alap számviteli rendszer kialakítása nagyon nehéz feladat: egyszerre kell egyszerűnek és komplexnek, átláthatónak és bővíthetőnek lennie. A jól felépített számlatükör, az átgondolt rendszerű költséghely, költségviselő, munkaszám, projektszám dimenziók együtt biztosíthatják azt az alapot, melyben könnyű tisztán, a határidőket betartva dolgozni, s melyekből korrekt, megbízható vezetői információk nyerhetők majd ki.

A túlságosan sok részletadatot tartalmazó alaprendszereknél könnyen előfordul, hogy egy idő után elveszünk az adatok sokaságában, már nem látjuk a fától az erdőt. Hiába sikerül mindenre kiterjedő információt szolgáltatnunk a különböző beszámolókhoz, ha az adatok nem épülnek egymásra megfelelően, akkor a management számára előállítandó riportok paraméterezése szinte megoldhatatlan. Az informatikai, a kontrolling és a számviteli munkatársak képtelenek lesznek egymást megérteni, segíteni. Közös munkájuk során felesleges köröket futnak, idejük nagy részét a túlbonyolított rendszer útvesztőiből való kilábalással töltik, érdemi eredmények nélkül. A management számára szolgáltatott kimutatások pedig nem töltik be feladatukat, a riportadatok magyarázata, elemzése megoldhatatlanná válik. Használhatatlan riportokból pedig téves, rossz döntések születnek.

Íme, néhány fontos kérdés, amelyet a rendszer kialakításakor meg kell vizsgálnunk:

  1. Kialakítandó számviteli rendszerünk szempontjából mi lesz az elsődleges számlatükrünk és mi a másodlagos vagy alternatív? Azaz, IFRS, USGAAP vagy a hazai szabályok szerint kell-e az alaprendszert felépíteni?
  2. Kell-e a számviteli rendszert a csoportszabályokhoz igazítanunk, azaz mennyiben van szabad mozgásterünk?
  3. Milyen struktúrájú riportokat kell előállítanunk, mik a management beszámoló-elvárásai?
  4. A cégünk által használt ERP rendszerben milyen lehetőségeink vannak az alrendszeri információk kinyerésére, azaz van-e a szoftverünknek dimenziókorlátja, illetve mennyiben kötöttek a paraméterezési lehetőségeink?

Fontos az első lépést okosan megtennünk, számviteli rendszerünket átgondoltan felépítenünk. Különben később sokkal nehezebb lesz „foltozni a takarónkat”.